Raamatupidamine

Hästi korraldatud reaalajas raamatupidamine

Hästi korraldatud reaalajas raamatupidamine annab tervikliku ülevaate ettevõtte majandustulemustest ning hetke finantsseisust. Ühtlasi annab reaalajas raamatupidamine ettevõtte juhile vajalikku andmepõhist sisendit juhtimisotsuste tegemiseks. Hästi struktureeritud raamatupidamine ei taga mitte ainult seaduste täitmist, vaid on eelduseks ettevõtte edukaks juhtimiseks. Tegemist on olulise osaga äriühingu igapäevasest tegevusest.

Praktika on näidanud, et paljud ettevõtte juhid ei pea vajalikuks enda äri raamatupidamist korraldada selliselt, et saaksid järjepidevat ja kvaliteetset sisendit. Halvasti korraldatud raamatupidamine või hoopis selle puudumine mõjutab kõvasti ettevõtte mainet. Kui ettevõtte finantstegevust ( seal hulgas maksude optimeerimist, reservi kogumist, arvete tasumiste ja laekumiste tähtaegu)  ei planeerita ning jooksvalt ei jälgita, siis võib ettevõte sattuda ootamatult rahalistesse raskustesse. Laenu saamise soovi korral puudub võimalus laenu saada ning maksu tasumisel raskustesse sattumisel on maksuameti intressid väga kõrged.

Teisel juhul tegelevad raamatupidamisega isikud, kes ei oma piisavalt  erialaseid teadmisi See võib endaga kaasa tuua täiendavaid  maksukohustusi või siis tasutakse liiga palju makse, tekitades sellega ettevõttele liigset kulu.

Lahendused

Kui teil endal puudub korraliku reaalajas raamatupidamise korraldamiseks aeg ja/või oskused, siis leidke endale usaldusväärne koostööpartner või olenevalt ettevõtte suurusest, palgake raamatupidaja, kes hoiab teie rahaasjadel silma peal.

Raamatupidamise korraldamisel on erinevad võimalused

Tuttav raamatupidaja

Ettevõtja otsustas algselt raamatupidamist ise korraldada. Ettevõtlus osutub aga edukaks ning raamatupidamise maht kasvab ning erinevad maksunüansid vajavad juba professionaalseid teadmisi. Ettevõtte juht kaasab raamatupidamise korraldamisse tuttava raamatupidaja.

Plussid: Lahendus on mugav, kuna hea on suhelda keerulistel teemadel tuttavaga ning  enda tegemiste üle andmine ei ole nii stressi tekitav.

Miinused: Tuttav raamatupidaja teeb seda sõprusest ning kõike seda enda põhitöö kõrvalt. Lõpptulemuseks võib olla sama tulemus –  ettevõtte raamatupidamine on poolikult ja lohakalt korraldatud või siis üldse korraldamata. Ning kuna tegemist on sõbraliku kokkuleppega, ei ole sõbral/tuttaval selles osas ka mingit vastutust. Ettevõttele võib see aga kaasa tuua korraliku lisakulu või siis hoopis maine languse. Kõigele lisaks kaotad kohe kindlasti ka raamatupidajast sõbra/tuttava.

Üksikettevõtjast raamatupidaja

Ettevõtja otsustas algselt raamatupidamist ise korraldada. Ettevõtlus osutub aga edukaks ning raamatupidamise maht kasvab ja erinevad maksunüansid vajavad juba professionaalseid teadmisi. Ettevõtte juht kaasab raamatupidamise korraldamisse raamatupidaja, kelle põhitöö ongi raamatupidamine ning ta vastutab enda töö eest, kuid töötab üksi.

Plussid: Üksinda tegutsevad raamatupidajad on enamasti väga paindlikud. Küsimuste tekkides reageerivad nad kiirelt ning on valmis andma ka jooksvat nõu, seejuures iga tunni eest vältimatult arvet kirjutamata. Tihti on suhe väga personaalne – raamatupidamisega tegeleb konkreetne inimene, kelle poole saad otse pöörduda.

Miinused: Üksikettevõtjast raamatupidaja tegutseb üksi ja tema teenuse kvaliteet sõltub suuresti tema teadmistest ja varasemast kogemusest – tal ei pruugi olla kõiki kaasaegse raamatupidaja omadusi ega võimalusi. Samuti ei ole  kvaliteet alati garanteeritud ning probleem võib tekkida kui raamatupidaja haigestub või läheb puhkusele.

Raamatupidamisbüroolt teenuse sisse ostmine

Raamatupidamisbüroolt teenuse sisse ostmise kõige suuremaks boonuseks on järjepidevus. Enamasti on neil üsna lai kompetents ja protsessid paigas. Samas ei mõtle paljud suurbürood sinuga sisuliselt kaasa, välja arvatud need, kes on teadlikult võtnud eesmärgiks pakkuda väikebüroodele sarnast personaalset lähenemist.

Plussid: Kuna suures büroos töötab rohkem raamatupidajaid, on neil üksikraamatupidajaga võrreldes suurem teadmiste pagas ja kompetents. Samuti tagavad suured bürood, et raamatupidaja haigestumine või vahetumine ei mõjutaks sinu ettevõtte raamatupidamise kvaliteeti. Tihti on büroode baashind suhteliselt odav.

Miinused: Suur raamatupidamisbüroo on kahtlemata anonüümsem. Puudub ettevõtja raamatupidaja vaheline otsene suhtlus. Raamatupidamisbüroode odav baashind tähendab sageli, et igat täiendavat tööd käsitletakse lisateenusena, mille eest tuleb maksta eraldi. Bürood, kelle baashind on mõnevõrra kallim, sisaldab endas enamasti rohkem teenuseid. Lepingu sõlmides tuleb kindlasti üle vaadata, milliseid teenuseid baashind endas sisaldab ja millised on lisateenused.

Palgata ettevõtte raamatupidaja

Raamatupidamisbüroolt teenust tellides, kujuneb hind enamasti hinnastatud tundide või kannete arvu põhiselt. Ettevõttesisese raamatupidaja puhul peab arvestama lisaks palgafondile ka kõigi muude kuludega nagu töökoha sisseseadmine, kontorikulud, töötaja väljaõpe jne.

Üldine põhimõte on, et seni kuni teenuse sisse ostmine on odavam kui ettevõttesisese töötaja palgal hoidmine, võiks kasutada välist partnerit. Kui maht aga kasvab nii suureks, et teenuse hind on võrdne töötaja ülalpidamise kuludega, siis tasub kaaluda majasisese raamatupidaja palkamist.

Arvesse tuleb võtta ka seda, et ühel palgalisel raamatupidajal puudub puhkuste ja haiguste ajaks asendus. Samuti seda, et raamatupidamises on olemas nii rutiinne, igapäevane töö osa kui ka keerulisem, analüüside-aruannete osa ja need kaks ei taha tihti ühe inimese lauale ära mahtuda. Variant on ka see, et lihtsama igapäevase töö saab ära teha oma töötaja ja keerulisem osa ostetakse sisse. Või vastupidi, vastavalt ettevõtte keerukusele.

Viimase aja trendid näitavad, et järjest enam ettevõtteid eelistab raamatupidaja palkamise asemel raamatupidamisteenuse sisse ostmist. Eestis on teenuse sisse ostmise piiriks ca 10-miljoniline aastakäive.

Plussid: Ettevõttesisene raamatupidaja on kogu aeg sinu jaoks olemas ja saad oma küsimustele kiirelt vastused. Palgatöötajast raamatupidaja teeb oma ülesandeid tööaja siseselt, mis tähendab, et sa ei pea aruandluse jm eest maksma täiendavat tasu.

Miinused: Töötaja palgal hoidmine on võrdlemisi suur kulu, see tasub end ära vaid juhul, kui sinu ettevõtte on suurem ja/või kui kulu raamatupidamisteenuse sisse ostmisele on samaväärne või suurem töötaja palgal hoidmise kulust.

Finantsaruannete jälgimine

Selleks, et ettevõte oleks edukas ei piisa ainult hästi korraldatud raamatupidamisest. Finantstulemusi on vaja ka regulaarselt jälgida. Kahjuks ignoreerivad paljud ettevõtte juhid raamatupidaja poolt saadetud finantsaruandeid  ja süvenevad neisse  alles siis, kui ilmnevad juba finantsprobleemid. Regulaarne finantsaruannete jälgimine võimaldab ettevõtte juhtidel juba enne probleemi tekkimist tuvastada võimalikud kitsaskohad ja neid ennetada.

Üldise praktika korral saadab raamatupidaja teile iga kuu alguses eelmise perioodi finantsaruande. Ärge eirake raamatupidaja saadetud infot, vaid tutvuge sisuga. Küsige raamatupidajalt lisainfot, kui midagi jääb arusaamatuks. Ärge tundke piinlikust, kui aruande sisust esimese hooga aru ei saa. Paluge raamatupidajal endale täiendavaid selgitusi anda nende mõistmisel. Selline koostöö edendab teie ja raamatupidaja vahelist  koostööd.

Lisaks ettevõtte üldistele  finantsaruannetele (bilanss ja kasumiaruanne,  mis selgitavad teile ettevõtte üldist tervislikku olukorda),  on  reaalajas raamatupidamise korraldamisel teil võimalus jälgida järgmisi aruanded:

  • Kliendivõlgnevuste aruanded – väga oluline on jälgida, et kliendid tasuksid õigeaegselt arveid ning aegsasti reageerima meeldetuletusega kui nad peaksid hilinema.
  • Tasumata ostuarvete aruanded – meie väikeses ühiskonnas enda kohustuste õigeaegselt täitmata jätmise korral, võivad tagajärjed olla väga valusad. Krediiti enam ei anta või veel hullem – lõpetatakse koostöö.

Ning loomulikult on alati, vastavalt ettevõtte spetsiifikale, võimalik raamatupidajaga kokku leppida erinevate aruannete koostamise osas, mis aitab ettevõtet paremini juhtida

Lõpetuseks

Andes raamatupidamise kogenud raamatupidaja korraldada, saad olla kindel, et sinu ettevõtte raamatupidamine on korras ning igapäevaste juhtimisotsuste tegemiseks saad võtta kasutusele lihtsa SisiFlow rahaplaneerimise tööriista, mis aitab sul jooksvalt juhtimisotsuseid vastu võtta. Alates sellest, et milliseid arveid pead täna tasuma kuni selleni, et näed võimalust juba varakult ette, millal saad investeerida või on parim hetk tasuda endale dividenditulu.

Üks asi mida meeles pidada – rahavoogude probleemid võivad olla tõsised ja ohustada teie võimet äris püsida. Kui teil endal puudub finantskogemus või ei ole veel oma raamatupidajat siis kaaluge kindlasti koostöö võimalust SISI Finantsid või mõne teise finantseksperdiga. Koos oma ala eksperdiga saate efektiivselt korraldada ettevõtte raamatupidamise ning sisse seada vajalike finantsandmete jälgimise süsteemi, mis aitab teil edukalt ettevõtet juhtida ning tõusta enda turu liidriks.

Kõik postitused